Фінансова грамотність. Навчальний посібник

Розділ 6. Власна фінансова безпека

§ 10. Фінансова документація

Ви зрозумієте, що таке фінансові документи і яких видів вони бувають, навчитеся правильно їх заповнювати.

Ключові тези

1. Документи є підтвердженням факту, події, явища і можуть мати політичне, історичне, юридичне та економічне значення.

2. Письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення є фінансовий документ.

3. Головне призначення фінансових документів полягає в тому, що вони повинні забезпечувати: повну схоронність грошових коштів та інших цінностей; точне виконання фінансових, банківських та інших операцій; своєчасне відображення виробничих операцій; запобігання фінансовим порушенням і зловживанням; складання бухгалтерської та іншої звітності; право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських установах.

4. Правильно оформлений фінансовий документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію, тому що документ, складений із порушенням установлених правил, не має юридичної (доказової) сили.

5. Використання комбінованих фінансових документів сприяє повноті і наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує їх використання у процесі опрацювання та зменшує саму їх кількість.

6. Важливі документи видають на все життя, але відновлювати їх у разі втрати дуже важко, тому дуже важливо ретельно їх зберігати.

Документи відіграють величезну роль у житті суспільства. Їх розрізняють за значимістю і характером. Документи є підтвердженням факту, події, явища. Вони можуть мати політичне, історичне, юридичне та економічне значення.

Наявність або відсутність будь-якого документа може змінити все життя людини. Ще більшу роль документ відіграє в житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи в законах порядок організації та управління державою, правила поведінки людей, порядок їх взаємовідносин, прийняту мораль. Таким чином, документ може виконувати багато функцій і мати різні призначення.

Що таке фінансовий документ

Фінансовий документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх у бухгалтерському обліку (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Призначення фінансових документів

Документи, пов'язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об'єднуються у групу обліково-фінансових Документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера, платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи, заяви-зобов'язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунку в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів і на здійснення угод, на отримання власних гроші.

Документи мають практичне значення для попереднього і подальшого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову, юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Як правильно оформити фінансовий документ

Від якості оформлення документів значною мірою залежать повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться такі вимоги:

  • своєчасність складання,
  • достовірність показників,
  • правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію, які називаються його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Обов’язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ, або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи; назва документа, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити. Якщо документ не має будь-якого з обов'язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.

Документи повинні складатися чітко, розбірливо, без підчисток, забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа і правильності господарської операції. Вільні рядки в документах повинні прокреслюватися.

Помилки в первинних документах (неправильний текст або суму) закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено написом «Виправлено» і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявили облікові працівники в документі, складеному не в бухгалтерії, про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.

Документи, складені з порушенням установлених правил, не мають юридичної (доказової) сили. У касових і банківських документах ніякі виправлення не допускається.

Документи, пов'язані з оформленням грошових операцій (грошові чеки, векселі тощо), складають на спеціальних бланках, які виготовляють таким чином, щоб у них не можна було зробити ніяких виправлень (наприклад, друкують бланки таких документів на папері з водяними знаками тощо), їх називають бланками суворого обліку і за зберіганням та використанням їх встановлюють контроль. Якщо при складанні документа на такому бланку допущено помилку, через що бланк було зіпсовано, то він погашається перекреслюванням або надрізуванням і зберігається для наступної перевірки використання бланків цих документів. Замість зіпсованого виписують новий, правильний документ.

За достовірність інформації, що міститься в документі, і якісне його складання несуть відповідальність особи, які підписали документ.

Які існують види фінансових документів

За призначенням документи поділяють: на розпорядчі, виправдні (виконавчі), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення господарської операції. До них належать чеки на одержання грошових коштів у банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, довіреності на отримання матеріальних цінностей та ін.

Виправдними (виконавчими) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції (тобто містять дані про її виконання), а тому служать обґрунтуванням для облікових записів. До них належать витяги банку з поточного або іншого рахунку підприємства чи особи, акти, квитанції, авансові звіти та ін. Для виконавців (банків, матеріально відповідальних осіб тощо) вони є виправданням у використанні коштів або матеріальних цінностей.

Документи бухгалтерського оформлення складають самі працівники бухгалтерії на підставі відповідних виправдних документів або даних поточного обліку для технічної підготовки облікових записів. До таких документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, розрахунки (наприклад, відомості нарахування амортизації основних засобів, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції та ін.). Документи бухгалтерського оформлення самостійного значення не мають, вони не відображають безпосередньо господарської операції; їхнє призначення полягає в технічній підготовці облікових записів.

Комбінованими називають документи, які за своїм призначенням виконують функції двох і навіть трьох документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), До них належать прибуткові і видаткові касові ордери, лімітно-забірні карти, наряди на виконання робіт та ін. Так, видатковий касовий ордер, переданий для виконання касирові, є розпорядчим документом; після того як касир видасть гроші, а одержувач поставить свій підпис на ордері в їх отриманні, цей документ є виправдним; нарешті, після зазначення на цьому ордері кореспондуючих рахунків він виконує функції документа бухгалтерського оформлення.

Використання комбінованих документів сприяє повноті й наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує використання документів у процесі їх опрацювання, зменшує кількість самих документів.

За терміном зберігання розподіляють:

документи постійного строку зберігання (договори дарування, акти приймання-передавання цінних речей, зобов’язань, довідки, звіти, приватизаційні сертифікати);

документи з установленим терміном зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяють:

- на документи тривалого терміну зберігання (більше ніж 10 років);

- документи тимчасового (до 10 років) строку зберігання (чеки, квитанції, платіжні доручення).

В окрему групу виділяють документи щодо особового складу. Це пов'язано з тривалим терміном зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю таких документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомоги [особові справи, особові картки (Т2, Т2а), накази про рух кадрів, особові рахунки на видачу заробітної плати, контракти з працівниками].

Між тим умовно всі документи можна розподілити на важливі і тимчасові. Перші видають на все життя, та відновлювати їх у разі втрати дуже важко. Тому дуже важливо ретельно їх зберігати. Краще покласти документи в домашній сейф або в банківську скриньку, а вдома зберігати тільки їхні копії, які слід зробити в будь-якому разі і зберігати окремо від оригіналу - так при втраті документи легше відновити. Другі - квитанції, чеки, рахунки - потрібно час від часу переглядати і викидати після закінчення терміну їх зберігання.

Які документи ми використовуємо в повсякденному житті

У повсякденному житті найчастіше використовуються довідки про доходи, розрахункові чеки, договори, розписки, доручення, контракти, акти, відомості, квитанції.

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ ПЕРЕВІРКИ ЗНАНЬ

  • 1. Що таке фінансові документи?
  • 2. Навіщо потрібні фінансові документи і чому ми повинні зберігати копію кожного договору, який ми підписуємо?
  • 3. Які є види фінансових документів?
  • 4. Які документи використовуються в повсякденному житті?
  • 5. Наведіть приклади, які документи зберігаються у вашій родині.
  • 6. Які фінансові документи відносять до категорії постійних, які - до тимчасових? Як довго слід зберігати тимчасові документи?

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ ОБГОВОРЕННЯ

  • 1. Чому важливо зберігати кожну копію фінансового документа, яку ви підписуєте?
  • 2. Обговоріть, що може слугувати підтвердженням у вашому діалозі з фінансовою компанією.
  • 3. Які фінансові документи зберігаються у вас удома?

СЛОВНИК ОСНОВНИХ ТЕРМІНІВ

Акт - документ правової чинності, в якому констатуються або підтверджуються факти, події, пов'язані з діяльністю підприємств, установ чи їхніх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

Відомість - різновид обліково-фінансового документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін.

Довідка про доходи - документ, який визначають банки, щоб переконатися у платоспроможності позичальника (форма № 2 - НДФЛ).

Договір - письмова угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин. Договір може бути укладений між приватними особами й організацією та між організаціями. Цивільний кодекс передбачає різні типи договорів.

Доручення - письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Квитанція - розписка в офіційному вигляді встановленої форми в прийманні грошових коштів, документів, матеріальних цінностей.

Контракт - правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності. Згідно із законами України «Про підприємство», «Про власність», «Про освіту», громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Розписка - письмове підтвердження певної дії, що відбулась, - передавання й отримання документів, товарів, грощей від підприємства або приватної особи.

Розрахунковий чек - розрахунковий документ, що містить письмове доручення власника рахунку (чекодавця) банку-емітентові, в якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателеві зазначеної в чеку суми коштів.

Фінансовий документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.